Past čiste mize ali zakaj vaše naročilo izgine v pol ure

Svojo mizo odlično očistite, a po nekaj dneh je površina vaše mize skrita pod plastmi računov, lončkov in žic. Težava ni v vaši lenobi, temveč v prostorska arhitekturaki deluje proti vam. Preizkusil sem na desetine organizacijskih tehnik in našel eno ključno napako, ki delovni prostor spremeni v skladišče nepotrebnih stvari.

Zakaj klasično čiščenje ne deluje

Večina ljudi dela isto napako: poskuša organizirati kaosnamesto da bi odpravili vzrok kaosa. Če predmet nima strogo določenega “doma” v polmeru dolžine roke, bo zagotovo ostal na mizi.

Skriti sprožilci smetenja

Obstaja koncept učinek privlačnosti vodoravnih površin. Vsako prosto ploskev podzavestno dojemamo kot prostor za začasno shranjevanje. Da bi prekinili ta krog, moramo uvesti sistem aktivnega določanja območij.

• Vse predmete, ki jih ne uporabljate več kot enkrat na dan, pospravite v zaklenjene predale.

• Uporabite navpično skladiščenje za dokumente, tako da ne zavzemajo uporabnega prostora.

  

  Vizualni hrup in skriti prah spremenita vaše čiščenje v neskončen cikel

• Naredite “košarico za prejeto pošto” za malenkosti, ki jih je treba urediti ob koncu tedna.

• Označite območja: kje hranite samo tehnologijo in kje hranite samo pisalno gradivo.

Skrivnost: Če ste desničar, naj bo leva stran vaše mize popolnoma prazna. To ustvarja psihološki občutek prostora in zmanjšuje raven stresa pri delu.

Primerjava sistemov organizacije

Izbira sistema je odvisna od vrste vašega dela in pogostosti uporabe fizičnih nosilcev podatkov.

• Pustite samo ena pijača naenkrat.

• Enkrat na mesec opravite revizijo pisarne: zasušena pisala so glavni znak slabšega reda.

• Uporabite stojala za telefon, da ne bo “taval” po vsej površini.

Moje osebne izkušnje potrjujejo: pravilo petih sekund reši mizo. Če traja več kot pet sekund, da stvari postavite nazaj na svoje mesto, pomeni, da ste izbrali napačno mesto.

“Markus Weber je strokovnjak za ergonomijo in urejanje domačega prostora z desetletnimi izkušnjami. V svoji karieri je zasnoval več kot sto učinkovitih delovnih prostorov in osebno preizkusil več kot 50 metod vzdrževanja reda, od japonskih sistemov do skandinavskih hügge.”””

Ustvarjanje ergonomskega prostora ni enkratno dejanje, temveč prilagoditev sistema, ki upošteva vaše navade in naravno gibanje. Ustrezno urejen prostor že sam po sebi “izrinja” nepotrebne predmete, kar vam omogoča, da ste ves dan osredotočeni na naloge, ki so resnično pomembne.

Pogosto zastavljena vprašanja:

Kako pogosto moram posesati prah z mize?

Optimalno je, da to storite vsako jutro, preden začnete z delom, saj tako možgane spravite v produktivno razpoloženje.

Ali vam organizatorji pomagajo vzdrževati red v stvareh?

Samo če njihova količina ne presega obsega stvari, sicer sami organizatorji postanejo odpadek.

Kaj naj storim z žicami, ki se vedno znova zapletajo?

Uporabite posebne prožne kanale ali sponke, pritrjene na hrbtno stran pohištva.

Ali je dovoljeno pustiti hrano na delovnem mestu?

To je zelo odsvetovano, saj drobtine in madeži vzbujajo splošno malomaren odnos do čistoče.

Kako se lahko naučim pospravljati stvari na svoje mesto?

Preizkusite tehniko večernega resetiranja, pri kateri ob koncu dneva porabite natanko dve minuti za čiščenje površine.

Zakaj potrebujete prost prostor pred tipkovnico?

Potreben je za ustrezno oporo podlakti, kar zmanjša obremenitev hrbtnih in vratnih mišic.

Ali naj na pisalni mizi uporabljam aroma svetilke?

Samo če vonj ni oster in vas ne odvrača od razmišljanja.

Kako ravnate z goro papirnatih nalepk?

Vse kratkoročne naloge prenesite v elektronski planer ali uporabite eno majhno označevalno tablo.

Dobra organizacija dela se začne s praznim prostorom pred vašimi očmi.