Domači arhivi so večna uganka vsake družine: potni listi, potrdila, pogodbe, garancijske kartice so vedno izgubljeni, zmečkani, umazani ali zlepljeni skupaj.
Standardne kuverte in mape z vezalkami pogosto le še povečajo kaos, saj je vsebino nemogoče videti, ne da bi vse pregledali, meni dopisnik .
Iznajdljivi pisarniški delavci so načela arhiviranja že zdavnaj prenesli v dom, rezultat pa je presegel pričakovanja. Navadne prozorne priponke, vstavljene v navadno mapo, lahko z dokumenti naredijo pravo čarovnijo.
Pixabay
Vsak list je v posebnem prozornem žepu, zaščiten pred prahom, mastnimi prsti in nenamernim razlitjem. Ni vam treba listati po kupu, da bi našli papir, ki ga potrebujete – skozi prozorno plastiko lahko vse vidite z enim samim pogledom, kot v izložbi trgovine.
Glavna prednost sistema za arhiviranje je, da dokumentov ni mogoče zlepiti skupaj. Poročni ali rojstni listi, natisnjeni na žigosanem papirju, se v kupu običajno zlepijo, zlasti v vlažnem podnebju, in če jih poskušate ločiti, trpi barvni sloj.
V mapah vsak dokument živi svoje življenje, brez stika s sosednjimi, in ohranja svoje odlično stanje desetletja. To še posebej velja za garancijske kartice in čeke, ki so za vedno izgubljeni, ko se naprave pokvarijo le dan po izteku garancije.V datotečnem sistemu jih lahko razvrstite v kategorije: mali aparati, veliki aparati, elektronika – in nalepite nalepko z datumom izteka garancije neposredno na datoteko. Tako bo iskanje ustreznega papirja trajalo le minuto in ne uro panike.
Za potne liste in druge dragocene dokumente, ki jih je treba redko izvleči, so primerne tudi mape, vendar je bolje uporabiti dvojno zaščito: najprej v datoteki, nato v mapi z zipom. Ta način zagotavlja, da tudi v primeru poplave pri sosedih v nadstropju voda ne bo prišla do najpomembnejših dokumentov, plastika pa ne bo dovolila, da bi bili vlažni in plesnivi, kot se pogosto zgodi z navadnimi ovojnicami.
Veliko ljudi dokumente shranjuje v barvne mape po barvah mavrice v upanju na vizualni spomin, vendar je to past. Barve se pozabijo, mape se pomešajo in na koncu iščete svoj rojstni list v mapi za davčni urad.
Pri prozornih mapah v enotnih mapah, podpisanih z velikim tiskom na hrbtu, te pomanjkljivosti ni – vsebina je vedno vidna. Nazadnje, skeniranje dokumentov in shranjevanje kopij v oblaku skupaj s sistemom za arhiviranje ustvarita popolno obrambo pred višjo silo.
Če papirnati izvirnik zgori ali se potopi, je vedno na voljo digitalna kopija, in če se sesuje računalnik, je v datotekah na voljo papirnati arhiv. Ta dvostopenjski sistem shranjevanja se stokratno obrestuje ob prvem resnem zavarovalnem zahtevku ali izgubi potnega lista.
Preberite tudi
- Zakaj je treba kremo za čevlje nanesti zvečer in ne pred odhodom ven: etiketa za obutev za zaposlene ljudi
- Zakaj ne smete pomivati posode z gobo več kot tri dni: resnica o kuhinjski nesanitarnosti
